Kilometersatz berechnen – was Spediteure wissen müssen

Viele Transportunternehmer kalkulieren ihren Kilometersatz nach Bauchgefühl – oder übernehmen den Preis, den der Markt gerade hergibt. Beides ist gefährlich: Wer seine tatsächlichen Kosten nicht kennt, fährt möglicherweise mit Verlust, ohne es zu merken.

Welche Kosten fließen in den Kilometersatz?

Ein vollständiger Kilometersatz muss alle Kostenblöcke abdecken:

1. Personalkosten (größter Posten: 30–40 %)

• Bruttolohn des Fahrers
• Arbeitgeber-Sozialabgaben (ca. 21 %)
• Berufsgenossenschaft
• Spesen und Verpflegungsmehraufwand (14 €/Tag bei >8h, 28 €/Tag bei >24h Abwesenheit)

2. Kraftstoffkosten (25–35 %)

• Dieselverbrauch × Dieselpreis (netto)
• AdBlue-Kosten
• Bei starken Preisschwankungen: Dieselfloater-Klausel im Vertrag

3. Fahrzeugkosten (15–25 %)

• KFZ-Versicherung (Haftpflicht + Kasko)
• KFZ-Steuer
• Finanzierung oder Leasing
• Wartung und Reparatur
• Reifenkosten (3–5 Ct/km)
• Abschreibung (bei Kauf)

4. Betriebskosten (10–15 %)

• Maut – seit 2024 der am stärksten gestiegene Posten. Ein 40-Tonner zahlt je nach Schadstoffklasse 22 bis 36 Cent pro Kilometer
• Verwaltungskosten (anteilig)
• Sonstige (Telefon, Ladungssicherung, Arbeitskleidung)

5. Leerfahrtenanteil

Nicht jeder Kilometer ist berechenbar. Der Leerfahrtenanteil liegt typischerweise bei 10–20 %. Diese Kilometer müssen über die beladenen Kilometer finanziert werden.

Die Break-even-Formel

Break-even km-Satz = Gesamte Betriebskosten (EBITDA) ÷ Beladene Kilometer pro Monat

Beispiel:

• Gesamtkosten (ohne AfA/Finanzierung): 14.000 €/Monat
• Gesamt-km: 10.500 km/Monat (500 km × 21 Tage)
• Beladene km: 8.925 km (85 %, 15 % Leerfahrten)
• Break-even: 14.000 ÷ 8.925 = 1,57 €/km

Unter 1,57 €/km machen Sie Verlust. Für 5 % Gewinnmarge brauchen Sie 1,65 €/km. Für 10 % Marge: 1,73 €/km.

Warum EBITDA statt Gesamtkosten?

Für Frachtverhandlungen ist der EBITDA-basierte Break-even der richtige Wert. EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) zeigt die operativen Kosten – ohne Finanzierungsentscheidungen und buchhalterische Abschreibungen. Das ist der Wert, den Sie dem Auftraggeber transparent machen können.

Typische Kilometersätze 2026

Achtung: Diese Werte schwanken stark je nach Dieselpreis, Region und Auftragslage. Berechnen Sie Ihren individuellen Satz mit unserem Ertragsrechner.

Häufige Fehler bei der Kalkulation

1. Maut vergessen – seit dem CO₂-Aufschlag Ende 2023 macht die Maut bis zu 20 % der Gesamtkosten aus
2. Leerfahrten ignoriert – wer 15 % Leerfahrten hat, muss 18 % mehr pro beladenem Kilometer verlangen
3. Sozialabgaben unterschätzt – der Arbeitgeber zahlt 21 % auf den Bruttolohn. Bei 4.300 € brutto sind das 903 €/Monat extra
4. Dieselpreis von gestern – bei 2,00 €/l netto kostet ein 40-Tonner mit 29 l/100 km allein 0,58 €/km an Diesel
5. Gewinnmarge weglassen – kostendeckend fahren bedeutet null Gewinn. Planen Sie mindestens 5–8 % Marge ein

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